细节常常决定成败。在估算SaaS实施成本时，请避免以下常见错误。
若您正在考虑数字化转型计划并计划采用SaaS解决方案，评估总成本是关键。然而，这并不仅限于总成本的简单计算。为了更准确地估算，您需要将总成本分解为年度SaaS合同的外部成本和一次性实施费用。
避免常见错误将使您能够更好地进行SaaS实施成本的估算。
1. 过度依赖SaaS提供商或系统集成(SI)合作伙伴的高水平估算
SaaS提供商的主要目标是完成销售交易，他们往往不愿意提供过高的实施成本估算，以免吓跑客户。系统集成商(SI)合作伙伴也有类似的考量。他们希望快速完成交易并启动项目。
如果初步估算成本过高，客户可能会考虑其他合作伙伴，甚至可能取消或推迟项目。同时，由于系统集成商与SaaS提供商紧密合作，他们通常会倾向于提出较低的初步实施成本估算，以免影响交易达成。
为了降低估算成本并避免客户流失，提供的估算往往基于一些不切实际的假设，或者省略了客户需要承担的工作量。例如，估算通常假设客户能够迅速做出决策，并且只有最小的配置工作量。在某些情况下，估算可能主要基于安装项目，而对变更管理的工作量评估不足。
这并不意味着估算成本一定不准确。对于明确的工作范围和假设，估算可能相当精准。客户需要确保已确定的工作范围和假设是否真实反映了实现转型目标所需的全部工作。例如，常见的假设是客户将在短时间内（如三个工作日）做出所有决策。确保这种短期决策时间的合理性和可行性至关重要。
2. 未能正确定义客户的职责和工作量
如前所述，实施合作伙伴可能会忽视客户（您）的预期工作量，仅明确合作伙伴在项目中需完成的任务。或者，估算成本可能只包含实施合作伙伴所需的部分客户工作量，而未涵盖成功实施项目所需的全部工作。
此外，客户需谨记，不应完全依赖估算成本的准确性。实施合作伙伴的工作量估算通常会包含一些应急开支，以应对估算偏差。您还应意识到，由于实施合作伙伴对您的工作能力和效率了解甚少，您的工作量估算可能会更不准确。
全面了解您的预期工作量非常重要，以便为项目合理配置人员。常被忽视的客户职责包括数据清理、遗留系统准备、培训提供以及未来状态管理和支持流程的开发等。如果某些职责被忽视或低估，您可能在项目执行过程中需要额外人力支持，或者因项目延误而需更多时间完成任务，甚至将部分职责转移给项目合作伙伴。这些都是可预见的风险，应该在估算过程中加以考虑，并在预算和规划工作之前处理。
3. 使用购买费用的倍数来估算实施成本
许多组织常常陷入利用购买费用倍数估算实施成本的误区。这种方法存在两个主要问题：首先，实施成本应基于项目范围所需的工作量，而项目范围又取决于所需的配置、集成工作和业务流程变更的数量及复杂性。对于相同的SaaS物料清单，实施成本可能会有显著差异。此外，此方法未考虑客户的内部工作量和资源需求。
其次，协商的购买价格越低，实施成本的倍数就可能越高。实施成本应反映实现客户项目目标的实际需求，而不应受到购买交易成本的影响。虽然购买成本提供了更多的谈判机会，不同交易之间的折扣也可能存在较大差异，但基于先前项目的购买成本推导实施成本公式往往不准确，可能与实际实施成本相去甚远。
4. 依赖固定费用估算
一些组织错误地认为，固定费用（或初步估算的固定费用）意味着不会产生额外成本。需要注意的是，固定费用仅适用于实施合作伙伴在确定的工作范围和假设下的估算工作量。固定费用是通过工作时间、估算的物料成本加上应急开支的比例来确定的。在某些情况下，固定费用可能与具体的工作量或时间段直接相关，而不保证实际交付和项目完成。无论如何，固定费用仍会受到以下因素的影响：
- 工作范围的增加
- 实施过程中发现初始假设错误
- 客户未能按时完成职责
- 客户未及时做出决策
- 任何第三方的工作职责未能按时履行
了解固定费用中包含的应急开支比例，可以帮助您评估实施合作伙伴对其估算成本的信心。通常，项目超支的原因主要分布在以下三个方面：
- 实施合作伙伴的绩效
- 客户的绩效
- 工作范围的增加
因此，如果您知道固定费用中包含的应急开支，可以将其乘以3，以获得更实际的应急开支，并应将其纳入总项目预算中。通常，这个应急开支比例会比其他项目中涉及的应急开支比例高得多，适用于转型计划的应急开支成本也更为准确。
确保真实性的回报
向指导委员会申请额外项目应急资金并不是一件愉快的事情。避免这种情况的有效方法是确保您的实施成本估算基于真实的工作范围和假设，完整涵盖客户的工作量，并能准确反映转型计划中的应急开支。
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