企业迅速采用基于云的SaaS产品的原因有很多，包括全球疫情的影响、过时的软硬件，甚至是企业数据中心中设备的简单故障。
然而，随着时间的推移，你将会收到第一笔账单。如果你是云服务的新手且缺乏有效的SaaS成本管理措施，这份账单可能会让你感到震惊。
IT团队往往将成本视为财务问题，而非关注的焦点，但SaaS账单可能会增加到高管也无法忽视的程度。最终，IT部门需要向管理层解释这些新增成本的来源和原因。这仅仅是一个开始。
由于大多数云服务是按月计费，这意味着成本的讨论将是持续的。如果你运气好，使用量减少，账单自然会减少。但如果使用量增加，账单也随之上涨，与高管的沟通将变得更加棘手。
虽然你可以采取措施避免快速或意外的云迁移，但必须意识到最初的影响已经产生。虽然无法回到过去，但如果遵循以下SaaS成本管理技巧，可以有效地避免触发企业内部的预算警报。
削减服务
首先，你需要问自己一个简单的问题：“这项服务真的必要吗？”
这可能听起来有些奇怪，但在危机时期，人们往往会购买或订阅一些他们并不完全了解或实际上根本不需要的服务。这就像我所称的“健身房”例子。
你可能怀着良好的意图加入健身房，但最后前往的次数远未达到预期。那么，继续为此付费的理由是什么？这种挑战通常涉及更复杂的政治因素，但依然是必须面对的对话。
要弄清楚这项服务是否被实际使用，以及有多少人在使用它。通常情况下，当云服务仅被少数人使用或对业务成果影响微乎其微时，就没有必要支付高昂的费用。
整合云服务
许多企业会存在重叠的工具和服务，因此下一个SaaS成本管理技巧涉及潜在的整合。如果你确定需要云资源，那么需要选择合适的云服务。
这是使用SaaS云服务的一个主要问题。以视频会议服务为例，Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex和Microsoft Teams都是最流行的选择。这里的问题并不在于每项服务的功能或成本，而是你实际上需要或已经在企业中使用哪些服务。HR希望使用Zoom，工程部门倾向于Teams，而会计部门则希望使用Google，这对IT部门来说无疑是个噩梦。
理想情况下，选择应基于研究、安全性和合规性需求、功能要求、导入/导出能力以及其他多种因素。然而，实际情况往往是你可能会使用已部署的任何服务。
选择多种服务可能无法享受批量折扣，或失去标准化的机会，更不用说可能导致的支持问题。整合服务就像一项艰巨的任务。如果试图一次性完成，往往会以失败告终，并可能在公开场合曝光。没有人想让用户对IT部门感到不满。
与之前的技巧一样，云整合需要良好的沟通技巧。花时间了解人们为何使用特定服务，与他们合作，帮助他们接受使用其他工具的想法。
这并非易事或迅速完成的工作。让人们放弃可能比现有工具更好用的新工具非常困难，但在这些情况下保持诚实是必要的。需要明确费用的透明性；没有理由将其隐藏在仅IT的预算中。人们会明白，过多的账单会对公司和员工产生实际影响。
尽管这并不完美且需要时间，但在移除人们所需服务时，可以避免IT部门被视为“坏人”。责任不应推给他人；IT部门应清晰地列出决策的影响，并与用户共同理解这些影响。
随着云服务的增多，实现这一目标将变得更加困难。寻找服务推广者，他们将成为引入新服务的关键人物，并推动整个团队的配合。
监控服务
如果由于使用或部署原因无法移除服务，那么重点应转向控制和监视。
新工具和服务可能需要新的监控工具和警报，以确保服务水平的适当性。这些监控服务可能需要额外费用，包括针对不同系统的代理。这可能不是你想听到的，但这是生态系统的一部分，IT部门必须将其视为受支持的系统。
如果希望获得管理层的支持，请注意使用情况。如果可能，利用这些数据支持减少使用量的论据，从而最终降低成本。当然，这也可能适得其反。如果所讨论的云服务实际上被使用，那么成本的合理性将得到证明。虽然这可能不是你想要的答案，但至少你知道真实情况。
请记住，这些服务的存在并非出于恶意，而是为了帮助人们继续工作，IT部门和管理层应对此保持理解。同时，这些服务需要受到控制，不能让影子IT产生负面影响。
但也不能忽视这些服务的积极作用或移除它们可能带来的负面后果。IT部门需全面了解SaaS资源，从最终用户到管理人员、运营团队及服务台，以及两者之间的所有环节。每个人都参与其中，IT部门既要担任流量警察，又要成为外交官，以找到最适合各方的平衡点。
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